Khi bạn sang Nhật du học tại đây mọi thứ điều khác và mới lạ bạn phải mất nhiều thời gian học cách làm quen...nếu bạn sang Nhật nơi đây có nền văn hóa giàu truyền thống  chắc chắn bạn sẽ thấy mới lạ và lo lắng trong việc ứng xử sao cho phải lý và phù hợp với truyền thống của người Nhật trong đó có giao tiếp bằng tiếng Nhật cũng rất quan trọng và có những lưu ý khi học tiếng Nhật. Văn hóa công sở hiện nay được xem là một trong những yếu tố quyết định cho sự tồn tại lâu dài của công ty. Các công ty Nhật Bản được xem là các công ty xây dựng văn hóa công ty đạt hiệu quả nhất.

Cách giao tiếp công sở của người Nhật

Như thường lệ, cứ vào tháng tư hàng năm, các công ty Nhật lại tiếp nhận nhiều nhân viên mới, sau đó tiến hành bước đầu tiên cho việc đào tạo thành nhân viên thật sự của công ty kèm theo nhiều quy định chặt chẽ, có thể dạy nhân viên mới cách ứng xử qua những công việc hàng ngày như pha trà, quét dọn,… cũng có những công ty có cách giáo dục mang sắc thái riêng của công ty mình.

Các kiểu cúi người khi chào

Cúi người cũng là tập quán đặc biệt của người Nhật. Có ba kiểu cúi người khi đang đứng, phân chia căn cứ vào mức độ quan hệ giữa bản thân người chào và người đối diện, vào địa điểm, thời gian và hoàn cảnh. Trước hết là kiểu “chào nhẹ” khi gặp khách hay cấp trên ở hành lang, đầu chỉ hơi cúi chào. Thứ hai là kiểu “chào bình thường”, cúi người thấp hơn một chút khi chào tương đối trịnh trọng. Cuối cùng là kiểu “chào lễ phép”, cúi người thấp hẳn xuống, dùng khi chào một khách trịnh trọng. Không cúi đầu mà phải để thẳng lưng và hơi gập người ở chỗ thắt lưng mới đúng. Cách để tay của nam và nữ cũng khác nhau, nam giới để tay ở hai bên hông còn nữ giới để tay phía trước người.

Các cấp độ cúi chào khác nhau của người Nhật dựa theo cấp bậc

Cách ứng xử qua điện thoại

Các công ty Nhật có quan điểm cho rằng cách ứng xử qua điện thoại của nhân viên là một tiêu chuẩn để người ngoài đánh giá công ty, có khi còn ảnh hưởng đến sự thành bại trong công việc. Khi có điện thoại đến, phải cầm máy ngay trong vòng một, hai tiếng chuông và xưng tên công ty, không được để khách chờ. Trường hợp nếu bận công việc mà sau ba tiếng chuông mới nhấc máy thì câu nói đầu tiên là xin lỗi. Khi gọi điện thoại phải cố gắng nói ngắn gọn nội dung công việc để không làm mất thời gian của người nghe, thậm chí cần phải ghi những điều cần nói trước khi bấm số.

Dù là gặp mặt trực tiếp hay qua điện thoại thì người Nhật vẫn luôn cư xử đúng mực và lịch sự

Chú ý tới hình thức

Một trong những đặc điểm trong văn hóa Nhật là việc coi trọng hình thức. Để ý đến hình thức bên ngoài là phép lịch sự thể hiện việc giữ gìn phẩm chất con người, đặc biệt là trong môi trường kinh doanh. Không chỉ là giá trị bản thân của mỗi nhân viên, chú ý tới cách ăn mặc gọn gàng phù hợp còn thể hiện được uy tín của công ty. Đối với việc giáo dục, đào tạo nhân viên, có công ty còn chú ý đến việc hướng dẫn chi tiết từ trang phục đến cách để đầu tóc, móng tay. Phương châm của người Nhật là xuất phát từ hình thức, có nghĩa là bắt đầu từ việc hoàn thiện hình thức, sau đó tiếp tục cụ thể hóa nội dung.

Thái độ làm việc

Nhân viên cần giữ đúng hẹn với khách hàng, tuyệt đối không để khách chờ. Bởi vậy nhiều người Nhật có thói quen vặn nhanh đồng hồ đeo tay vài phút. Việc giữ đúng hẹn còn thể hiện qua cách hẹn điện thoại trước, đến cơ quan đúng giờ, giao hàng cho khách đúng thời gian quy định.

Trong khi làm việc, nhân viên trong công ty Nhật hay dùng chữ “chúng tôi” hơn là “tôi”, người Nhật quan niệm thành công là nỗ lực của cả nhóm và không ai có thể tự thành công. Họ nhấn mạnh giá trị của việc mọi người làm việc cùng nhau. Trong cách ứng xử với sếp, có thể ở Nhật, sự phân cấp giữa nhân viên và sếp là một trong những điều nổi tiếng điển hình cho văn hoá công sở Nhật Bản, nhân viên phải chú ý từ cách nói chuyện, cúi chào, đến ăn uống…. đối với sếp.

Người Nhật rất nghiêm túc và chỉn chu trong công việc

Tôn trọng danh thiếp

Một cuộc gặp gỡ tại Nhật Bản được bắt đầu bằng việc trao cho đối phương danh thiếp của mình. Việc tôn trọng danh thiếp thể hiện ở cách giữ gìn danh thiếp của khách hàng một cách cẩn thận. Không được nhét vào túi mà cần đặt vào sổ danh thiếp, còn khi bạn đang nói chuyện với khách thì hãy đặt danh thiếp lên bàn.

Ngoài ra, để bày tỏ lòng biết ơn về sự giúp đỡ của người khác, vào mùa hè và mùa đông trong năm, người Nhật có tập quán bày tỏ dưới hình thức tặng quà giữa năm (chugen), quà tặng cuối năm (seibo) giữa các cá nhân và các công ty với nhau.

"Văn hóa danh thiếp" là một nét đặc biệt trong văn hóa công sở ở Nhật

Với cách ứng xử khôn khéo, lịch sự, mềm mỏng kết hợp với những tập tục đặc biệt của nền văn hóa Nhật Bản đã giúp đất nước này thành công trong mọi lĩnh vực, đặc biệt là lĩnh vực kinh doanh. Các bạn du học sinh khi học tập tại đây, hãy biết học hỏi những giá trị quý báu này từ người Nhật nhé! Chúc các bạn thành công.